Att ta sig an en genomlysning av hur personuppgifter behandlas i den egna organisationen känns för många övermäktigt. De vanligaste ”fel” som vi ser företag göra är:
1. Går direkt på lösningarna
När vi träffar kunder inför uppstarten av ett sådant här projekt, och går igenom de olika delarna är det får vi snabbt många frågor kring detaljerna, och redan där och då vill man börja diskutera hur lösningarna ska se ut. Om man börjar i den änden, och fastnar i detaljerna redan från start, kommer det bli väldigt svårt, för att inte säga omöjligt att komma vidare. Vi råder våra kunder att i inledningsskedet behålla översiktsperspektivet och försöka se helheten och inte detaljerna.
2. Börjar med allt på en gång
Det är viktigt att kartlägga personuppgiftsbehandlingen i alla system men ännu viktigare är att prioritera i vilken ordning man ska ta sig an systemen. Den rekommendation vi ger våra kunder är att börja med de system där exponeringen är störst, för att sedan ”jobba sig inåt”. Ett effektivt sätt att förhindra att man blir överväldigad är att prioritera uppgifterna noga.
3. Påbörjar projektet utan att de involverade har förstått vad och varför
Vi träffar regelbundet personer hos våra kunder som känner sig ganska ensamma i att ha insett de utmaningar företaget står inför, för anpassningen till GDPR. Att påbörja ett sådant här projekt med de förutsättningarna är dödsdömt. Våra kontaktpersoner frågar oss hur de ska få övriga att förstå och komma med på tåget. Vi inleder därför alla våra projekt avseende genomlysning av personuppgiftsbehandling med en workshop där vi går igenom vad de nya reglerna innebär och vad som kommer krävas av var och en för att komma i hamn med projektet ”GDPR-anpassning”.
4. Utser ingen projektledare
Det här projektet kräver att många olika ”stakeholders” internt är involverade. En av de största utmaningarna med projektet är att hålla ihop det hela vägen och se till att man faktiskt får fram den information som krävs. När projektet är igång blir det nödvändigt att börja titta på detaljerna och det är då väldigt lätt att man helt tappar den där helhetsbilden som är så viktig. Vi råder våra kunder att i ett tidigt skede utse en projektledare som kan vara den person som fortsätter att ha överblicken när övriga deltagare i projektet behöver gå ner på detaljnivå.
